Justificativa

1. O Tribunal de Contas do Distrito Federal utiliza desde 2006 o Sistema de Gestão de Pessoas, Cadastro e Folha de Pagamento – MENTORH para administração de pessoal, gestão da base cadastral e financeira, bem como para geração da folha de pagamento do órgão.

2. Em razão do longo tempo transcorrido, a solução atualmente utilizada apresenta considerável gap entre suas funcionalidades e as rotinas e os processos de trabalho do TCDF, especialmente no que se refere a educação corporativa e gestão de pessoas. As áreas de cadastro e pagamento estão cobertas pelo sistema em suas necessidades e atribuições permanentes.

3. O descompasso antes mencionado teve início por volta do ano de 2009 e agravou-se progressivamente nos anos seguintes. No triênio 2009/2011 foram desenvolvidos projetos de consultoria de grande envergadura na área de gestão de pessoas e em mapeamento, redesenho de processos e remodelagem organizacional. Houve profunda modificação no modelo de gestão de pessoas do TCDF a partir da definição de novas políticas de RH e da implantação do “modelo TCDF de Gestão de Pessoas”, estabelecido pela Resolução nº 225/2011. A Gestão de Competências, que até tinha por base os processos de trabalho, passou a ser conduzida com base em espaços ocupacionais, enfoque totalmente diferente do que vinha sendo praticado desde 2004.

4. Na sequência, com a implantação das políticas de educação corporativa mediante a criação da Escola de Contas, seguiu-se novo salto na gestão de pessoas. Soluções e práticas de gestão inovadoras foram implantadas em conexão com a gestão de competências, a exemplo do modelo de trilhas de aprendizagem e da integração dos resultados do desempenho individual ao planejamento da capacitação. O modelo de gestão do desempenho foi totalmente reformulado e passou a comportar técnicas e ferramentas não previstas anteriormente, acelerando ainda mais a distância entre a versão do sistema em uso e a realidade instalada no contexto de trabalho.

5. A não atualização do sistema decorreu da conjugação de dois fatores principais. De um lado, o processo de transição da atuação cartorial para a atuação estratégica em gestão de pessoas deu-se em intervalo relativamente prolongado. Foram aproximadamente 2 (dois) anos de desenvolvimento das políticas com apoio de consultorias seguido do período de normatização do novo modelo de atuação que se estendeu até o exercício de 2014. Àquela altura, o rol de produtos a serem desenvolvidos ou customizados no sistema totalizava cerca de 93 (noventa e três) documentos de especificação de requisitos, representando uma quantidade de demandas extremamente elevada para ser resolvida, mediante o uso da margem de “pontos de função”, prevista no contrato com a empresa responsável pela manutenção do sistema.

6. Seguiu-se então longo período de impasses entre as instâncias e áreas que deliberam sobre as políticas de TI. De um lado, imperava a orientação do Comitê Gestor de TI no sentido de não se investir em melhorias mediante o pagamento por “pontos-de-função”, visto que significaria investir recursos para evoluir um sistema que seria sempre de propriedade exclusiva da empresa contratada. De outra parte, pesava sobre a área de TI restrições tanto de ordem material quanto formal que impediam assumir o desenvolvimento de solução própria para a área de gestão de pessoas. Na outra ponta, a área de gestão de pessoas via-se às voltas com as reclamações dos gestores e servidores em razão da inexistência de funcionalidades já corriqueiras em outros órgãos, além do desconforto de não se poder implantar em sua totalidade as políticas e práticas de RH que haviam sido desenvolvidas sob o patrocínio do Programa de Modernização dos Tribunais de Contas – PROMOEX.

7. Este cenário prolongado de ausência de direcionamentos claros resultou num quadro atualmente instalado, no qual há um sistema proprietário operando em versão defasada, cuja tecnologia não é dominada pelos servidores da área de TI, acarretando falta de integração com outros sistemas corporativos e ausência de diversas funcionalidades requisitadas pelos setores que lidam com gestão de pessoas e educação corporativa, assim como em reduzidos recursos oferecidos aos clientes dos serviços de RH (servidores do Tribunal que requisitam serviços à área de Recursos Humanos). Dessa forma, em razão da impossibilidade de investimentos em novas funcionalidades, a atual versão do sistema vem atendendo plenamente tão somente ao cadastro de pessoal, folha de pagamento e outros recursos básicos, próprios de RH.

8. Outro fator que também retardou consideravelmente qualquer iniciativa no sentido de atualizar a versão do sistema, ou de partir para a contratação de outra solução, foi o debate em torno da questão “sistema proprietário X dependência do órgão contratante” em relação à empresa detentora do código-fonte. Durante um bom período de tempo a área jurídica trilhou o caminho da licitação de nova solução, a cada 5 anos, enquanto o comitê gestor de TI e as áreas técnicas interessadas buscavam conhecer outras soluções e formas de contratação que possibilitassem a progressiva transferência de conhecimento para o corpo Técnico da DTI com vistas a, no futuro, se necessário, dar liberdade de o próprio TCDF promover alterações e adaptações necessárias para o acompanhamento das mudanças e reformas da legislação.

9. Assim, chegou-se ao cenário atual em que a versão do sistema está cada vez mais distante de atender adequadamente as necessidades do Tribunal, fazendo-se premente a substituição por outro que se adeque melhor.

10. A contratação de nova Solução Integrada de Gestão de Pessoas guarda correlação com os seguintes objetivos constantes no Planejamento Estratégico 2015/2020 do TCDF:

    1. Objetivo Estratégico n° 2 – Acompanhar a evolução tecnológica;

    2. Objetivo Estratégico n° 3 – Fortalecer a imagem da área de TI junto aos usuários finais;

    3. Objetivo Estratégico n° 4 – Elevar o nível de satisfação dos usuários de recursos de TI;

    4. Objetivo Estratégico n° 8 – Garantir a disponibilidade e continuidade dos serviços de TI;

    5. Objetivo Estratégico n° 12 – Manter infraestrutura tecnológica.

    6. Objetivo Estratégico n° 14 – Pesquisar e avaliar novas tecnologias, tendências e soluções de TI.